Sähköinen huoneistorekisteri
Mikä on sähköinen huoneistorekisteri?
Sähköinen huoneistorekisteri otettiin Suomessa käyttöön heti vuoden 2019 alussa. Tämä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä ja valvoma rekisteri, joka kerää yhteen kattavat tiedot kiinteistöosakkeista. Siitä selviävät kaikki tiedot taloyhtiöistä, osakehuoneistoista, osakehuoneistojen omistuksista (omistus- ja hallintaoikeuksista) sekä panttauksista. Näitä tietoja tarvitsevat asunnon myyjä, asunnon ostaja, kiinteistönvälittäjä, taloyhtiö, isännöitsijä, pankki ja julkishallinto, kun ne selvittävät omistuksia ja varallisuutta. Tiedot rekisterissä ovat viranomaisen takaamasti julkisia ja luotettavia. Rekisterin luominen on myös osa asioinnin sähköistämisprosessia, jolla pyritään viranomaisasioinnin sujuvoittamiseen. Sähköinen rekisteri myös turvaa sen, että omistaja ei joudu vaikeuksiin paperisen asiakirjan hävitessä tai tuhoutuessa.
Rekisterin käyttöönotto on pitkä ja monivaiheinen prosessi. Vuonna 2019 aloitettu rekisteri täydentyy vähitellen. Ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden tiedot siirretään vähitellen yhtiön osakeluettelosta järjestelmään. Tälle takaraja on vuoden 2023 lopussa. Osakkeenomistajat hakevat siirron jälkeen omistuksen rekisteröinnin Maanmittauslaitokselta. Siirto on keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille vapaaehtoinen: tietojen siirrosta päättää taloyhtiön hallitus, joka myös tiedottaa siirrosta osakkailleen.
Kuka huolehtii osakeluettelon siirtämisestä?
Osakeluettelon siirtäjänä voi toimia vain se, jolla on valtuutus siirron tekemiseen suomi.fi-palvelussa. Yleensä siirtäjänä on joko taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä. Valtuutus selviää kaupparekisteristä, joka kannattaakin pitää ajantasalla.
Pienet taloyhtiöt, joilla ei ole isännöintijärjestelmää, ovat keväästä 2020 lähtien voineet käyttää siirtoon Maanmittauslaitoksen sähköistä osakeluettelon siirtopalvelua. Vaihtoehtoisesti siirron on voinut tehdä myös paperilomakkeiden avulla.
Tiedot on toimitettava ajantasalle ennen osakeluettelon siirtoa. Taloyhtiö on velvollinen huolehtimaan tietojen ajantasaistamisesta, ja tekemään luetteloon esimerkiksi merkinnät omistajatiedoista ja yhtiöjärjestyksistä.
Taloyhtiöt ja isännöitsijät ylläpitävät yleensä omaa isännöintijärjestelmäänsä, jonka tietoja voidaan hyödyntää osakeluetteloa tehtäessä. Maanmittauslaitos tarjoaa isännöitsijöille omaa siirtopalvelua vuoden 2020 lopusta lähtien. Samanaikaisesti toteutuu mahdollisuus siirtää tietoja myös toiseen suuntaan eli huoneistorekisteristä isännöintijärjestelmään.
Vastuu tietojen ylläpidosta siirtyy viranomaiselle
Kun siirto huoneistorekisteriin on tehty, vastuu tietojen oikeellisuudesta siirtyy Maanmittauslaitokselle. Esimerkiksi omistuksien selvittämisen vastuu (omistus- ja hallintaoikeus) siirtyy pois taloyhtiöiltä, ja Maanmittauslaitos ilmoittaa uusista rekisteröinneistä asianomaisille. Tämä vähentää epäselvyyksiä, joita taloyhtiöt ja isännöitsijät ovat joutuneet selvittämään. Osakkeiden omistus- ja hallintaoikeudet voidaan erottaa toisistaan, ja oikeuksien erot aiheuttavat hankalia tilanteita. Kun tiedot tulee rekisteröidä Maanmittauslaitokselle, selvityksien aiheuttama työ siirtyy viranomaisille.
Osakkeenomistaja tai pankki rekisteröi omistuksen
Kun isännöitsijä tai taloyhtiö on suorittanut osakeluettelon siirron huoneistorekisteriin, osakkeenomistajan itsensä on haettava osakkeensa rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Tämän rekisteröinnin hän voi tehdä milloin tahansa siirron jälkeen, kuitenkin kymmenen vuoden aikana. Siinä tapauksessa, että osakekirja on lainan vakuutena pankilla, pankki voi hakea rekisteröintiä omistajan puolesta.
Omistuksen rekisteröinti on pakollinen toimenpide siinä vaiheessa, kun huoneiston omistus vaihtuu ensimmäisen kerran osakeluettelon siirron jälkeen. Uusi omistaja hakee rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta kahden kuukauden kuluessa kaupanteon hetkestä tai omistusoikeuden siirtymisestä laskettuna.
Paperinen osakekirja mitätöidään
Sen jälkeen kun omistuksen rekisteröinti on tehty, paperinen osakekirja mitätöidään. Kun omistusoikeus on kerran rekisteröity, osakehuoneiston omistusoikeus osoitetaan rekisterimerkintänä eikä enää paperisena osakekirjana. Sähköinen huoneistorekisteri poistaa riskin siltä, että paperinen osakekirja tuhoutuu tai häviää.
Omistuksen rekisteröinti ensimmäisen kerran perustuu siis paperiseen osakekirjaan, joka toimitetaan Maanmittauslaitokselle. Seuraava omistuksen rekisteröinti edellyttää paitsi uuden omistajan omistuksen hakua, myös edellisen omistajan suostumusta uudelle omistukselle. Tämä tapahtuu sähköisesti suomi.fi-palvelussa. Uuden omistajan osakeoikeuksien alkaminen, kuten yhtiökokoukseen osallistuminen, alkaa vasta kun omistus on rekisteröity huoneistotietojärjestelmään.
Pitkän prosessin aikana on rinnakkain käytössä useita toimintatapoja. Noin 10 % maamme osakehuoneistoista vaihtaa vuosittain omistajaa. Se, kenen tulee rekisteröidä omistajuutensa ja milloin, riippuu esimerkiksi taloyhtiön perustamisvuodesta, siitä missä vaiheessa osakeluettelon siirto on sekä siitä, onko paperinen osakekirja mitätöity. Maanmittauslaitoksen asiointiapuri on luotu neuvomaan omistajuutensa rekisteröijää oikean menettelytavan pariin.
Rekisteröintimaksut
Kun rekisteriin merkitään omistus, panttaus tai rajoitus, siitä peritään kertaluontoinen maksu. Maksun määrä selviää Maanmittauslaitokselta. Ajantasaiset maksut löytyvät Maanmittauslaitoksen hinnastosta, ja ne säädetään maa- ja metsätalousministeriön asetuksilla. Osakeluettelon siirtäminen rekisteriin on taloyhtiölle maksuton vuoden 2023 saakka. Lisäksi osakkaat ja taloyhtiöt saavat tarvitsemansa tiedot rekisteristä maksutta.
Osakehuoneistoa koskevien rajoitusten merkitseminen
Erilaiset rajoitukset voivat koskea osakehuoneiston käyttöä ja luovuttamista. Rekisteröitävät rajoitukset ovat lakisääteisiä. Merkittäviä rajoituksia ovat ulosmittaus, konkurssi, turvaamistoimenpide ja yrityssaneeraus. Nämä merkinnät tehdään joko asianomaisen viranomaisen, konkurssipesän tai konkurssin selvittäjän ilmoituksen mukaan.+
Muita rajoituksia muodostuu omistus- ja hallintaoikeuksista. Yleensä osakkeen oikeudet ovat yhdellä ja samalla henkilöllä, mutta ne on voitu myös erottaa. Hallintaoikeudellinen henkilö ei voi myydä osaketta, mutta hänellä on siihen hallintaoikeus. Tällainen voi olla kyseessä esimerkiksi silloin, jos osakkeen omistusoikeus on ollut pariskunnan toisella osapuolella, ja hänen leskensä on saanut osakkeen hallintaoikeuden elinikänsä loppuun saakka. Omistusoikeus on kuitenkin vainajan kuolinpesällä. Osaketta ei kuitenkaan voi esimerkiksi myydä tai pantata ilman hallintaoikeudellisen suostumusta. Nämä rajoitukset tulee rekisteröidä joko haltijan hakemuksen tai viran toimesta.
Rekisteriin merkittävä rajoitus on myös niin sanottu RS-menettely, joka on pankin ilmoittama toimi. Se on asuntokauppalain toisen luvun mukainen menettely, jolla suojataan vasta rakenteilla olevan osakkeen ostajaa.
Rajoitusten käyttö ja syyt
Rekisteriin merkityt rajoitukset ovat tärkeitä monissa eri tapauksissa. Kiinteistönvälittäjä tarvitsee otteen huoneistorekisteristä, kun asunnon ostaminen tai asunnon myyminen on ajankohtaista. Hänen, sekä tietenkin ostajan ja myyjän, on oltava perillä siitä, millaiset omistus- ja hallintaoikeudet koskevat osaketta. Hallintaoikeudellinen henkilö voi kokonaan evätä asunnon myymisen tai panttaamisen.
Syyt sähköisen huoneistorekisterin kehittämiselle
Huoneistorekisterin karttuessa jäävät paperiset osakepaperit ja osakeluettelot jäävät historiaan. Hankkeen tärkein tavoite on tiedonsaannin parantaminen ja asioinnin sähköistäminen. Maanmittauslaitos tarjoaa tietonsa kansalaisten, viranomaisten, taloyhtiöiden ja muiden asianosaisten käyttöön. Rekisteristä löytyvät kattavat tiedot kustakin taloyhtiöstä, osakehuoneistoista ja niiden omistajuuksista, panttauksista ja osakehuoneistoja koskevista erilaisista rajoituksista. Uudet, vuoden 2019 jälkeen perustetut taloyhtiöt löytyvät rekisteristä heti, kun ne on luotu Patentti- ja rekisterihallituksen järjestelmässä, ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden tiedot heti kun niiden osakeluettelot on siirretty rekisteriin.
Tietoja jaetaan aluksi tulosteina, mutta sähköiset tiedonjakokanavat kansalaisille ovat kehitteillä, ja esimerkiksi isännöitsijöillä jo käytössä Tulosteet ovat joko taloyhtiön osakeluetteloita tai osakehuoneistotulosteita. Osakeluettelosta selviää asunto-osakeyhtiön, osakehuoneiston ja osakehuoneistojen omistajien tiedot. Osakehuoneistotulosteessa kerrotaan kutakin yksittäistä huoneistoa koskevia tietoja, kuten omistaja, panttaukset ja rajoitukset. Näitä asiakirjoja käytetään esimerkiksi asuntoa myytäessä tai jos osaketta esitetään pankille panttauksen tai lainantakauksen yhteydessä pantattavaksi tai vakuudeksi.
